La persistente condizione di emergenza sanitaria ha imposto anche, e soprattutto, alla pubblica amministrazione una riorganizzazione dello svolgimento delle attività lavorative. La modalità agile è quella prediletta, come emerge dalle misure adottate dapprima da alcuni decreti-legge e, poi, dal decreto ministeriale del 19 ottobre 2020.
La necessità di fronteggiare la pandemia da Covid-19 ha inevitabilmente richiesto l’adozione di apposite misure relative alle modalità di svolgimento del lavoro nelle pubbliche amministrazioni.
Mediante il decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, è stato previsto che si prediligesse il lavoro c.d. agile: più precisamente, all’art. 87 di tale decreto, se ne disponeva il ricorso anche in mancanza di accordi individuali. Alla luce di tale disposizione, le prestazioni lavorative pubbliche – inclusive di qualsiasi rapporto di lavoro subordinato – dovevano svolgersi ordinariamente con queste nuove modalità, al fine di ridurre il numero di dipendenti nelle sedi di lavoro, il cui accesso è stato permesso solo agli addetti allo svolgimento di attività non differibili e non erogabili in altro modo.
La parziale ripresa delle attività produttive e commerciali e la maggiore apertura degli uffici pubblici hanno indotto il governo ad adottare nuove misure con il decreto-legge 19 maggio 2020, n. 34 (il c.d. decreto Rilancio), con cui sono state modificate le precedenti statuizioni relative alla presenza del personale pubblico nei luoghi di lavoro. È stato, infatti, previsto, all’art. 263, che fino al 31 dicembre 2020 – in conformità con le misure di flessibilità dell’orario di lavoro – il 50% del personale pubblico lavorasse in regime di lavoro agile laddove compatibile con le mansioni svolte. Le pubbliche amministrazioni hanno, dunque, avuto la possibilità di riorganizzare il proprio lavoro coinvolgendo anche i dipendenti fino ad allora non riammessi in sede, aggiornando costantemente il proprio assetto organizzativo secondo le esigenze (per una visione critica riguardo all’utilizzo dello smart working nelle pubbliche amministrazioni si veda N. Posteraro, Lo smart working come strumento di lavoro primario per le pubbliche amministrazioni (al di là della pandemia); sullo stesso tema si veda anche P. Clarizia, Decreto-legge n. 34/2020: un rilancio molto poco digitale).
Al fine di attuare tali previsioni il Ministro per la pubblica amministrazione ha adottato, lo scorso 19 ottobre, un decreto ministeriale ad hoc, dedicato alle Misure per il lavoro agile nella pubblica amministrazione nel periodo emergenziale, da applicare a tutte le pubbliche amministrazioni di cui all’art. 1, comma 2, del d.lgs. n. 165/2001.
All’art. 1 di tale decreto ministeriale si premette che il lavoro agile costituisce una delle modalità ordinarie di svolgimento della prestazione lavorativa nella pubblica amministrazione e che, fino al 31 dicembre p.v., non è richiesto l’accordo individuale di cui alla legge n. 81/2017.
Come previsto all’art. 3, ogni dirigente è tenuto ad organizzare con immediatezza il proprio ufficio, garantendo su base giornaliera, settimanale o plurisettimanale, lo svolgimento del lavoro agile almeno al 50% del personale preposto alle attività che possono essere svolte secondo tale modalità e favorendo una rotazione del personale, settimanalmente o plurisettimanalmente, per ottenere un’equilibrata alternanza nello svolgimento delle attività in modalità agile e di quelle in presenza (previsione valida fino al 15 gennaio 2021, come da d.P.C.M. 3 dicembre 2020). In ogni caso, lo stesso dirigente deve tenere conto delle prescrizioni sanitarie vigenti per il distanziamento interpersonale e adeguare la presenza dei lavoratori negli ambienti di lavoro a quanto stabilito nei protocolli di sicurezza e nei documenti di valutazione dei rischi.
Le stesse pubbliche amministrazioni, per garantire un più agevole svolgimento delle attività in modalità agile, mettono a disposizione dispositivi informatici e digitali ritenuti necessari, utilizzando le risorse finanziarie disponibili a legislazione vigente, e promuovono l’accesso multicanale dell’utenza. A tale riguardo, all’art. 75 del d.l. n.18/2020 è stato previsto che per favorire la diffusione del lavoro agile e di servizi in rete e per agevolare l’accesso agli stessi da cittadini e imprese, le amministrazioni aggiudicatrici hanno la possibilità di acquistare beni e servizi informatici, e servizi di connettività, attraverso la procedura negoziata senza previa pubblicazione del bando di gara. L’affidatario deve essere selezionato tra almeno quattro operatori economici, di cui almeno una start-up o una piccola e media impresa innovativa; la stipulazione del contratto avviene immediatamente e ne viene avviata l’esecuzione. Data la possibile insufficienza degli strumenti informatici forniti dall’amministrazione, i dipendenti possono utilizzare apparecchiature proprie, da adeguare alle previsioni in materia di sicurezza e alle disposizioni in materia di connettività alla rete internet.
L’evoluzione della situazione epidemiologica può indurre le pubbliche amministrazioni ad elevare le percentuali di lavoro agile. Le riunioni devono svolgersi a distanza, salvo comprovate ragioni.
Per evitare, inoltre, la concentrazione dell’accesso al luogo di lavoro di un elevato numero di dipendenti durante la stessa fascia oraria, l’amministrazione individua fasce temporali di flessibilità oraria in entrata e in uscita ulteriori rispetto a quelle adottate.
È rilevante ricordare, infine, che entro il 31 gennaio di ogni anno, le pubbliche amministrazioni devono elaborare il Piano organizzativo del lavoro agile, per la cui redazione il Ministro per la pubblica amministrazione ha recentemente approvato delle linee guida di indirizzo.
La necessità per la pubblica amministrazione di adeguarsi in tempi molto brevi ad una nuova modalità di svolgimento del lavoro ha senza dubbio determinato un’inversione di tendenza rispetto ai modelli tradizionali. Il lavoro agile porta con sé innumerevoli vantaggi: incide innanzitutto sulla capacità di collaborazione tra i lavoratori e la pubblica amministrazione, tra i quali si rafforza inevitabilmente il rapporto fiduciario. Si sono ridotti i consumi elettrici e si è verificato un impatto ambientale positivo, oltre ad essere ottimizzato il tempo a disposizione dei lavoratori, che si assentano dal lavoro meno frequentemente. La stessa amministrazione è risultata avvantaggiata in termini di migliore gestione documentale dell’ingente quantitativo di documenti a sua disposizione, favorendone la diffusione e la conservazione in formato digitale. Occorre, tuttavia, domandarsi quali conseguenze possano verificarsi a lungo termine in seguito a tale radicale cambio di vita e quali vantaggi possa effettivamente ottenere l’amministrazione dalla gestione a distanza dei lavoratori.